Elektronische Zeiterfassung: Wer muss ab wann? Übergangsfristen einfach erklärt

„Ab wann muss ich elektronisch erfassen?” ist die Frage, die uns Betriebe gerade am häufigsten stellen, und die meisten Antworten im Netz stammen von Anbietern, die Ihnen möglichst schnell etwas verkaufen wollen. Hier ist die ehrliche Version, Stand 17. Juli 2026, auf Basis des Referentenentwurfs vom 18. Juni 2026. (Den laufenden Verfahrensstand halten wir im Gesetzes-Tracker auf arbeitszeiterfassungsgesetz.de aktuell.)

Die Kurzantwort nach Betriebsgröße

Ihr Betrieb	Erfassen?	Elektronisch?
Bis 10 Beschäftigte	Ja, heute schon (BAG-Urteil)	Nach dem Entwurf dauerhaft freiwillig (Papier bleibt erlaubt)
10–49 Beschäftigte	Ja, heute schon	Erst rund fünf Jahre nach Inkrafttreten Pflicht
50–249 Beschäftigte	Ja, heute schon	Erst rund drei Jahre nach Inkrafttreten Pflicht
250+ Beschäftigte	Ja, heute schon	Ein Jahr nach Inkrafttreten Pflicht
Bau, Gebäudereinigung, Sicherheitsgewerbe, Gastronomie und alle Minijobs	Ja, seit 2015 mit Formvorgaben (§ 17 MiLoG)	Form frei, aber binnen 7 Tagen dokumentiert und 2 Jahre aufbewahrt

Zwei Dinge daran überraschen die meisten: Erstens, die Pflicht zu erfassen gilt jetzt schon für alle; sie kommt nicht erst mit dem neuen Gesetz. Zweitens, die elektronische Form hat lange Fristen und eine dauerhafte Kleinbetriebs-Ausnahme.

Was heute schon gilt, ohne neues Gesetz

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden (1 ABR 22/21, auf Basis des EuGH-Urteils C-55/18): Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. In welcher Form, ist bislang nicht vorgeschrieben; ein Stundenzettel aus Papier erfüllt die Pflicht formal genauso wie eine App. Das neue Gesetz ändert an der Pflicht selbst nichts; es regelt nur die Form und die Fristen.

Was „elektronisch” heißt: weniger, als Sie denken

Der Referentenentwurf verlangt keine Terminals an der Wand und keine bestimmte Software. Jede elektronische Form zählt: eine App, der Browser, ein Terminal, sogar eine Excel-Tabelle. Verlangt wird, was erfasst wird (Beginn, Ende, Dauer), wann (noch am selben Tag) und wie lange es aufbewahrt wird (zwei Jahre). Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, auch wenn die Beschäftigten selbst buchen.

Praktisch heißt das: Die Hürde ist niedrig. Die eigentliche Frage ist nicht „Welches System erfüllt das Gesetz?” (das tun viele), sondern „Welches System füllt sich auf der Baustelle, im Objekt und im Nachtdienst tatsächlich zuverlässig und taggleich?”

Kleinbetriebe: dauerhaft ausgenommen: von der Form, nicht von der Pflicht

Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten (und Privathaushalte) sollen nach dem Entwurf nie zur elektronischen Form verpflichtet werden. Wenn Ihnen jemand mit „ab 2027 drohen Bußgelder, kaufen Sie jetzt” begegnet: Für einen 8-Personen-Betrieb stimmt das schlicht nicht. Erfassen müssen Sie trotzdem, aber der Papierzettel bleibt für Sie legal. Der Grund, trotzdem digital zu gehen, ist Praxis, nicht Paragraf: kein Nachtragen, kein Entziffern, kein Abtippen in die Lohnabrechnung, belastbare Belege im Streitfall.

Baustelle, Reinigung, Wachdienst: für Sie gilt längst mehr

Wenn Sie im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung, im Wach- und Sicherheitsgewerbe oder in der Gastronomie arbeiten (oder Minijobber beschäftigen, egal in welcher Branche), dann gilt für Sie seit 2015 die Aufzeichnungspflicht aus § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, dokumentiert spätestens am siebten Tag danach, aufbewahrt für zwei Jahre. Kontrolliert wird das vom Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit); bei Verstößen sind Bußgelder bis zu 30.000 Euro möglich. (Für fest angestellte Beschäftigte mit höherem verstetigtem Gehalt gibt es begrenzte Erleichterungen.)

Für genau diese Branchen ist die Debatte um das neue Gesetz also fast nebensächlich: Die Dokumentationspflicht besteht seit einem Jahrzehnt; nur erfüllen viele Betriebe sie mit Zetteln, die einer Zollprüfung schlecht standhalten.

Tarifverträge können abweichen

Der Entwurf enthält eine Tariföffnung: Tarifverträge können in bestimmten Grenzen eigene Regeln zur Erfassung vereinbaren. Wenn Ihr Betrieb tarifgebunden ist, prüfen Sie das, bevor Sie Prozesse umstellen.

Häufige Fragen

Reicht Excel? Nach dem Entwurf: ja, Excel gilt als elektronische Form. Ehrlich gesagt bricht Excel aber genau da, wo die Pflicht ernst wird: taggleiche Erfassung durch Leute, die auf der Baustelle stehen und keinen Laptop aufklappen.

Gilt das auch für Minijobber? Ja, für Minijobs gilt sogar die strengere Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, seit 2015, in jeder Branche.

Was passiert, wenn ich gar nichts erfasse? In den § 2a-Branchen und bei Minijobs: Bußgeldrisiko bei Zollkontrollen, heute schon. Außerhalb davon fehlt bislang ein direkter Bußgeldtatbestand für die BAG-Pflicht, aber vor Gericht (Überstundenklagen, Arbeitszeitstreit) steht der Betrieb ohne Aufzeichnungen strukturell schlechter da. Der Entwurf sieht für die Zukunft Bußgelder vor.

Müssen Chefs und Chefinnen selbst stempeln? Die Pflicht betrifft Beschäftigte. Geschäftsführung und echte leitende Angestellte sind nach dem Entwurf ausgenommen.

Das Fazit

Erfassen: ja, jetzt. Elektronisch: je nach Größe später oder nie verpflichtend, aber praktisch fast immer die billigere Lösung. Wenn Ihre Leute verteilt auf Baustellen und Objekten arbeiten, ist die taggleiche Erfassung die eigentliche Hürde, nicht die Software: BriefQR löst genau das mit einem QR-Code zum Aushängen: scannen, PIN, eingestempelt, Export in die Lohnabrechnung. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

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Keine Rechtsberatung, nur eine redaktionelle Zusammenfassung auf Basis des Referentenentwurfs vom 18.06.2026. Vertiefend: Osborne Clarke zur HR-Praxis, IHK-Überblick zur bestehenden Pflicht, Zoll zu den Aufzeichnungspflichten nach MiLoG.